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PROCEDIMIENTO |
| Atención de Solicitudes para Mantenimiento de Sedes de Acción Comunal | |
| Versión 2 | |
| Código GCV-DGP-PR-002 |
| Proceso Infraestructura | Estado Vigente |
| 1. OBJETIVO | ||||||||||||
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| 2. ALCANCE | ||||||||||||
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| 3. RESPONSABLE | |||
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| 4. CONDICIONES GENERALES | ||||||||||||
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| 5. DEFINICIONES | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| 6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA | ||
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| 7. DESARROLLO |
| QUÉ SE HACE | QUIÉN LO HACE | REGISTRO | CÓMO LO HACE |
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| Solicitar la visita al sitio donde se presenta la solicitud de mantenimiento | - ciudadano - Funcionario Designado |
Oficio Correo Electrónico GED |
.Mediante oficio, correo electrónico, los ciudadanos solicitan a la Secretaría de Obras Públicas una visita técnica para hacer valoración de la necesidad del mantenimiento requerido. |
| Delegar la realización de la visita | - Secretario de Despacho Obras Públicas - Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo |
Oficio Correo Electrónico GED |
Mediante la entrega del oficio o el requerimiento, los jefes de las Dependencias delegan la realización de la visita en el funcionario que consideren competente. |
| Recibir la delegación y programar fecha de visita | - Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo |
Cronograma o agenda personal |
De acuerdo a la disponibilidad del cronograma o agenda que maneja cada funcionario y del transporte, este programa la visita in situ para dar trámite a la solicitud. |
| Ubicar el sitio y llamar al ciudadano solicitante | - Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo |
Llamada telefónica |
El día de la visita, el funcionario que la realizará, ubica el sitio con los datos de dirección suministrados para conocer la ruta a seguir, y posteriormente llama al ciudadano solicitante para informar la hora de llegada. Esta llamada se realizará siempre y cuando se conozcan los datos personales del solicitante. Si la visita es a un sitio sin dueño, no hay lugar a ningún aviso previo. |
| Realizar la visita in situ | - Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo |
Fotografías (según corresponda) |
En el sitio de la visita, se llega directamente al punto de la problemática, se hace inspección visual y se acompaña de registro fotográfico. De acuerdo a la observación, se analizan las causas y hacen las observaciones de los hallazgos y de las recomendaciones del tipo de mantenimiento y/o intervención a realizar |
| Elaborar el informe de visita y respuesta al ciudadano con las respectivas copias y firmas | - Profesional Universitario Obras Públicas - Técnico Operativo |
Informe de visita |
El informe debe contener principalmente lo siguiente: -Descripción de lo observado en el momento de la visita. -Concepto técnico con los hallazgos evidenciados en la visita. -Recomendaciones y conclusiones de la visita. |
| Enviar respuesta al solicitante, con copia a la Entidad que le pueda interesar o que deba intervenir | - Secretario de Despacho Obras Públicas - Profesional Universitario Obras Públicas |
GED Correo Electrónico Correspondencia |
El informe de respuesta, se envía al ciudadano o entidad solicitante o la Secretaria de Hacienda o Secretaria de Gobierno y/o otras Secretarias con el fin que sea incluida en el listado de necesidades, y además se compulsan copias a las entidades que, de acuerdo a su competencia, deban estar informadas del evento, deban pronunciarse al respecto o intervenir de acuerdo a la necesidad. |
| Si se identifica que se requiere Obra Publica, ya sea con presupuesto de la Secretaria de Obras Públicas o de otras Secretarias, se inicia la planeación del proyecto | - Profesional Universitario Obras Públicas |
GED Correo Electrónico Correspondencia |
Se procede a la cuantificación y valoración de la necesidad |
| A inicios del mes de septiembre de cada vigencia se realiza una relación de las necesidades que deben ser priorizadas en la vigencia siguiente la cual es presentada a la Secretearía de Planeación y la Secretaría de Hacienda con el fin de obtener la asignación de recursos. | - Secretario de Despacho Obras Públicas - Profesional Universitario Obras Públicas |
- plan de trabajo para proyectos de inversión municipal |
De acuerdo con las necesidades registradas en el inventario, se seleccionan las de nivel de prioridad alta y media, para solicitar los recursos presupuestales. Se debe tener en cuenta lo siguiente: - - Si se trata de construcción de obra nueva o que requiera análisis especializados se debe contar con estudios y diseños, los cuales deben ser contratados mediante concurso de méritos o mínima cuantía, a su vez estos deben contar con una interventoría externa si se considera necesario de acuerdo con el alcance técnico del objeto contractual, asi mismo se debe verificar si se requiere Licencia de construcción. - - Si la obra debe contratarse por la modalidad de licitación pública obligatoriamente debe tener una interventoría externa contratada mediante la modalidad de concurso de méritos o mínima cuantía. - - Para los contratos de obra realizados mediante la modalidad de selección abreviada de menor cuantía o mínima cuantía debe analizarse desde el punto de vista técnico y las características particulares de cada proyecto, la necesidad de contar con una interventoría externa. En la elaboración del presupuesto debe contemplarse los diferentes contratos que se requieren para llevar a cabo un proyecto de alta complejidad. |
| - Planeación del proyecto | - Secretario de Despacho Obras Públicas - Profesional Universitario Obras Públicas |
- certificado del plan anual de adquisiciones - certificar proyectos inscritos en el bpim - certificado de disponibilidad presupuestal cdp Documentos precontractuales proyectados. |
Verificar que el proyecto se encuentre registrado en el plan de trabajo de inversión municipal de la respectiva vigencia de lo contrario no podrá ejecutarse. Si se trata de un proceso de estudios y diseños debe elaborarse en primera medida el análisis del sector con el fin de conocer posibles proponentes y presupuesto requerido, y con estos elaborar los demás documentos precontractuales. Si se trata de una construcción de obra nueva, debe tenerse los estudios, diseños y Licencias, revisados y aprobados antes de adelantar el proceso de Licitación Pública, y de forma paralela el proceso de interventoría. Si se trata de obras de mantenimiento y mejoramiento que no requiere estudios y diseños, debe evaluarse la necesidad de contratar interventoría externa para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero y jurídico, y realizar la estructuración de los documentos precontractuales. En la estructuración de los documentos precontractuales de las diferentes modalidades debe tenerse cuidado en la definición de la necesidad en los estudios previos la cual debe justificar el objeto de la consultoría u obra a realizar, adicionalmente debe realizarse el análisis de riesgos los cuales deben ser consignados y evaluados en la matriz de riesgos del proceso contractual dando cumplimiento al principio de planeación contractual. |
| - Documentos del proceso precontractual | - Profesional Universitario Obras Públicas |
GED de contratación |
Después de tener los documentos estructurados, se cargan mediante el GED de Contratación para la revisión de la Secretaría Jurídica y continuar con el proceso contractual en la plataforma Secop II. |
| Implementar el proceso de la Secretaria Jurídica CÓDIGO PSI-SJM-002 SERVICIOS JURIDICOS en el componente "Contratación de Bienes, Servicios y Obras Públicas" | - Profesional Universitario Obras Públicas - Profesional Universitario |
- hoja de chequeo para el control de procesos contractuales - publicar documentos contractuales en el secop - acta de cambio de supervisor y/o interventor - acta de iniciación para contrato de obra pública - acta de iniciación para procesos contractuales - acta de liquidación para contratos de obra pública - acta de liquidación para contratos de prestación de servicios o compraventa - acta de pago parcial para contratos de prestación de servicios, compraventa y/o convenios - acta de recibo final para contratos y/o convenios - acta de recibo parcial para contrato de obra pública - acta de reinicio de contratos suspendidos - acta de suspensión para contratos - preacta de obra pública - registro de asistencia a procesos precontractuales - informe de supervisión y/o interventoría para contratos de obra pública - informe de supervisión y/o interventoría para contratos - requisitos estandarizados para la contratación de obra pública - manual de contratación de la alcaldía de manizales - decreto 0346 de 2017 - elaborar la resolución aprobatoria de garantía única - convenio de precios para contratos de obra pública - decreto 0181 de 2017 |
Dando cumplimiento a lo establecido en el procedimiento de la Secretaria Jurídica CÓDIGO PSI-SJM-002 SERVICIOS JURIDICOS en el componente "Contratación de Bienes, Servicios y Obras Públicas". |
| 8. CONTENIDO |
| LISTA DE VERSIONES | ||||||
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ELABORÓ |
REVISÓ |
APROBÓ |
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